Perché utilizzare GSuite?
L’esperienza del Coronavirus oltre a segnare profondamente la storia mondiale, ha contribuito nell’evoluzione digitale di molte le aziende. Molte di esse avevano già gli strumenti, molte altre le hanno dovute creare durante il lock-down. Certo che le piattaforme di condivisione hanno consentito di non interrompere totalmente la propria attività. In special modo GSuite si è affermata tra esse per le sue caratteristiche. Innanzitutto il vantaggio che è in cloud, per cui oltre ad essere facile da installare e configurare, permette la condivisione dei file tra i membri del team da qualsiasi tipo di supporto, semplicemente collegandosi ad Internet.
Inoltre GSuite offre un elenco di strumenti sincronizzati tra di loro che facilitano la gestione del lavoro in maniera semplice ma efficiente. Ma procediamo con ordine.
Che cos’è GSuite?
GSuite è la versione aggiornata di Google Apps for Work e Google Apps for Business. Si tratta di una piattaforma di Google che offre programmi e strumenti di produttività in cloud. Essa semplifica la collaborazione nei progetti aziendali perché permette a chiunque di lavorare ai progetti condivisi. Il tutto è coordinato da una dashboard di amministrazione che tiene traccia degli interventi dei vari operatori.
Primo fattore positivo è che Google Cloud Platform offre la più potente piattaforma di posta elettronica, Gmail. Inoltre, essa garantisce la massima sicurezza sul mercato perché dotata di un robusto sistema di sicurezza integrato.
Ultimo ma non meno importante, GSuite offre un ampio spazio di archiviazione con eventuali possibilità di ampliamento, in base alle esigenze.
Di seguito approfondiamo quali sono le app che la suite di Google mette a disposizione per i suoi utenti.
Google Drive
Google Drive permette di archiviare, condividere e accedere ai file in qualsiasi momento da computer desktop o da dispositivo mobile. Il piano basic prevede 30 GB di archiviazione, mentre i piani Business, Enterprise e Teams prevedono spazio illimitato.
I vantaggi sono diversi: innanzitutto è possibile lavorare in team abbattendo le distanze e superando le circostanze. Tutti possono lavorare al documento. In automatico il file verrà salvato e visionato dagli altri membri nell’ultima versione modificata. La facilità di utilizzo permette anche ai meno esperti di utilizzare queste app.
La versione a pagamento di Google Drive offre supporto 24h al giorno-7 giorni a settimana, condivisione dei controlli e reportistica avanzata.
Google Maps
Google Maps è l’app che offre il servizio di mappe e indicazioni stradali. Grazie ad esso è possibile, dopo aver attivato la geolocalizzazione, individuare il proprio punto sulla mappa ed eventualmente condividere la propria o il proprio percorso via e-mail o via social.
Ma queste non sono le uniche funzioni disponibili: tramite delle funzioni avanzate è possibile impostare un promemoria per la partenza, indicando l’orario di arrivo. E’ possibile valutare le diverse possibilità di percorso e aggiungere tappe intermedie.
L’app inoltre permette il salvataggio dei luoghi preferiti, come casa o lavoro, quelli da visitare o luoghi speciali. Basta accedere alla sezione principale e procedere con l’inserimento dei dati nella sezione “I tuoi luoghi”.
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Google Meet
Inizialmente disponibile solo a pagamento, Google ha deciso di renderlo gratuito. Meet permette di fare video meeting e conferenze online, garantisce elevati di livelli di sicurezza, ben oltre gli standard delle altre piattaforme. Altro vantaggio di questo strumento è che l’integrazione con Calendar e con i contatti rende molto più semplice l’accesso alle riunioni virtuali.Ad oggi le funzionalità sono state ampliate con riunioni allargate con un massimo di 250 partecipanti, live streaming e registrazioni disponibili per tutti i pacchetti.
Google Calendar
Si tratta di un’applicazione intelligente che permette di gestire calendari on line e integrati con gli altri membri del team. Google Calendar costituisce un aiuto importante per la gestione del lavoro perché è possibile fissare un promemoria per tutto: chiamate, riunioni, scadenze.
Il vantaggio maggiore è che permette di pianificare velocemente gli eventi, controllando la disponibilità dei colleghi o creando un calendario di gruppo.
Grazie a questa app anche la gestione della turnazione del personale in negozio diventa un gioco da ragazzi! Aiuta infatti nell’evitare sovrapposizioni. Grazie all’interfaccia grafica offre un quadro chiaro e sintetico dei turni.
Gmail
Google Gmail è il client di posta elettronica più popolare. E’ caratterizzato, come tutte le app di GSuite, da un sistema di sicurezza molto affidabile. Le funzioni sono pari a quelle delle altre caselle di posta elettronica, ma a differenza di queste, Gmail è collegato in autimatico alle altre app della piattaforma.
Purtroppo manca la possibilità di ricevere la conferma di lettura, ma si tratta di un piccolo neo rispetto ai numerosi pro. Il principale vantaggio per un’azienda è che gli amministratori possono gestire centralmente tutti gli account di tutta l’organizzazione e per tutti i dispositivi.
Contatti di GSuite
Sembra una semplice rubrica, così come da sempre le abbiamo trovate nei telefoni. Di fatto però lo scarto di qualità rispetto alle precedenti rubriche consiste nell’interazione con le altre app di Gsuite: è possibile accedere a questi contatti per invitare a meeting su Meet, o per inviare e-mail su Gmail, e altro ancora.
Foto
Google Foto aiuta a gestire le foto e video grazie a delle funzioni che permettono di catalogarle in Album, Preferiti, Archivi e tanto altro.
Si tratta di un’app interattiva che rimanda ai ricordi degli anni precedenti. Essa permette di effettuare modifiche o gif delle proprie foto o ancora di risalire alle foto di un viaggio grazie alla posizione geografica.
Gsuite aiuta nella gestione del lavoro
Gli strumenti che Gsuite mette a disposizione offrono un aiuto davvero importante per la gestione del lavoro, anche se questo viene svolto a distanza. A prescindere dall’emergenza attuale, Gsuite prospetta una rivoluzione del modo di lavorare. Lavorare da remoto significa promuovere la qualità della vita e del lavoro, risparmiando tempo e denaro.
Non è un caso che sempre più aziende abbiano deciso di adottare Gsuite. Ogni app, ogni funzione è stata calibrata in diversi pacchetti per offrire, in base alle diverse esigenze, l’opzione più adeguata.